Datenschutzerklärung – Spessartheldenlauf („Spessarthelden – Laufen gegen Gewalt“)

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Stand: 21.02.2026

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Wir freuen uns über Ihr Interesse am Spessartheldenlauf. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13, 14 DSGVO darüber, welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben.

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1. Verantwortlicher (Veranstalter)

Tuğçe Albayrak e. V. (Veranstalter / „Verantwortlicher“ i. S. d. DSGVO)

Vereinssitz: Frankfurter Straße 58; 63628 Bad Soden-Salmünster; Deutschland

Verwaltungssitz/Postanschrift: Eckenheimer Landstraße 91; 60318 Frankfurt am Main; Deutschland

E-Mail: info@tugcealbayrak.net

Datenschutz-Kontakt: info@tugcealbayrak.net
(Hinweis: Wir haben derzeit keinen extern bestellten Datenschutzbeauftragten. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.)

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2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dies

• zur Durchführung des Laufs erforderlich ist (z. B. Anmeldung, Startnummern, Zeitnahme, Ergebnislisten),

• zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist (z. B. steuer-/vereinsrechtliche Nachweise),

• auf Basis unseres berechtigten Interesses erfolgt (z. B. sichere Website, Veranstaltungskommunikation, Dokumentation),

• oder wenn Sie eingewilligt haben (z. B. Analytics/Marketing-Cookies, bestimmte Medienverwendungen).

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3. Websitebetrieb (Wix) – Server-Logs

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting-Provider (Wix) technisch notwendige Daten, um die Website bereitzustellen und zu sichern (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seiten, Gerät/Browser, Referrer-URL, Fehlerprotokolle).

Zweck: Auslieferung der Website, IT-Sicherheit, Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb).
Speicherdauer: in der Regel kurzzeitig; im Rahmen der Provider-Logs gemäß den Einstellungen/Standards des Providers.

Empfänger / Dienstleister: Wix (Hosting/Websitebaukasten).

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4. Anmeldung, Teilnehmerverwaltung und Durchführung des Laufs (R.S.T./RaceResult)

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4.1 Anmeldung (online und ggf. vor Ort)

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Für die Teilnahme am Spessartheldenlauf erheben wir (bzw. unser Dienstleister im Auftrag) die Daten, die für die Anmeldung und Durchführung erforderlich sind, typischerweise:

• Vor- und Nachname

• Geburtsjahr / Geburtsdatum (für Altersklassen)

• Geschlecht (für Wertungsklassen)

• Anschrift (sofern benötigt)

• E-Mail, ggf. Telefon

• Verein/Team/Schule/Unternehmen (für Wertungen)

• gebuchte Strecke, Tarif, Zusatzoptionen (z. B. Shirt), ggf. Spende

• Zahlungsstatus / Transaktionsinformationen (siehe 4.2)

• ggf. Notizen/Orga-Felder (z. B. Sammelanmeldungen Schule/Firma)

Zweck: Vertragliche Durchführung der Veranstaltung (Teilnahme), Zuordnung zu Start-/Alters-/Wertungsklassen, Kommunikation, Startnummernausgabe, Abrechnung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen).

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4.2 Zahlungsabwicklung (SEPA/PayPal/Kreditkarte über RaceResult/R.S.T.)

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Die Zahlungsabwicklung erfolgt über das Anmelde-/Zahlungssystem (RaceResult) unseres Zeitnahme-Dienstleisters (R.S.T.). Dabei werden Zahlungsdaten (z. B. Zahlungsart, Status, Transaktionsreferenzen; bei SEPA die notwendigen Bankdaten) verarbeitet.

Zweck: Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Zuordnung der Zahlung zur Anmeldung, Rückabwicklung/Storno, Buchhaltung/Nachweis.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Nachweise, z. B. steuer-/vereinsrechtlich).
Hinweis: Kreditkarte kann systembedingt gemeinsam mit PayPal als Option erscheinen.
Empfänger: Zahlungsdienstleister (je nach gewählter Zahlart), R.S.T./RaceResult als Auftragsverarbeiter.

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5. Zeitmessung, Transponder, Ergebnislisten und öffentliche Veröffentlichung

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5.1 Zeitmessung (Transponder)

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Am Veranstaltungstag werden Zeitdaten (Start/Ziel, Zwischenzeiten sofern vorhanden) über einen Transponder/Chip erfasst und Ihrer Startnummer zugeordnet. Daraus werden Ergebnislisten erstellt.

Zweck: Durchführung des Wettkampfs, Ermittlung und Darstellung von Ergebnissen, Siegerehrung, Dokumentation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Teilnahmemodells/Wettkampfs) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an transparenter sportlicher Ergebnisdarstellung).

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5.2 Veröffentlichung von Ergebnislisten (öffentlich online und ggf. vor Ort)

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Wir veröffentlichen Ergebnislisten typischerweise mit folgenden Angaben:

• Name, ggf. Verein/Team/Schule/Unternehmen

• Strecke, Zeit, Platzierung, Altersklasse

• Geburtsjahr (oder Altersklasse), ggf. Geschlecht (für Wertung)

Zweck: sporttypischer Vergleich, Transparenz, Siegerehrung, Nachvollziehbarkeit.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Wichtiger Hinweis:
Wenn Sie der Veröffentlichung widersprechen oder Löschung verlangen, kann dies dazu führen, dass Ihre Zeit/Platzierung nicht (mehr) zugeordnet oder gewertet werden kann. Wir prüfen in solchen Fällen, ob eine Anonymisierung (z. B. Initialen) als milderes Mittel möglich ist.

 

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6. Sonderwertungen (Schule / Unternehmen / Teams)

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Wenn Sie sich über eine Schule oder ein Unternehmen anmelden bzw. einer Schul-/Unternehmenswertung zugeordnet werden, verarbeiten wir entsprechende Zuordnungsdaten (Schulname/Firmenname/Team) zur Erstellung dieser Wertungen.

Zweck: Durchführung der Sonderwertungen und Preisvergabe (z. B. teilnehmerstärkste Schule / größtes Unternehmen / Teamwertungen).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahmebedingungen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Durchführung der Wertung).

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7. Kommunikation rund um die Veranstaltung (E-Mail)

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Wir versenden E-Mails, die zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind (z. B. Anmeldebestätigung, organisatorische Hinweise, Änderungen/Informationen, Hinweise zur Abholung/Startnummer, Ergebnislink).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kein Newsletter: Wir nutzen derzeit kein separates Newsletter-System.
Wenn wir zukünftig einen Newsletter anbieten, erfolgt dies nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und mit jederzeitiger Abmeldemöglichkeit.

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8. Fotos & Videos bei der Veranstaltung

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Bei der Veranstaltung werden Foto- und Videoaufnahmen erstellt. Diese können als

• Ereignisdokumentation (Website, Rückblick, Pressearbeit),

• und ggf. Kommunikation über Social Media (z. B. Instagram)
  verwendet werden.

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Rechtsgrundlage:

• Übersichts-/Stimmungsbilder: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit).

• Portrait-/Nahaufnahmen einzelner Personen: je nach Situation Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder Interessenabwägung; wir achten hier besonders auf Schutzinteressen.

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Widerspruch: Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sprechen Sie uns vor Ort an oder schreiben Sie uns an info@tugcealbayrak.net. Wir prüfen Ihr Anliegen und entfernen Aufnahmen, soweit keine überwiegenden Gründe entgegenstehen.

Hinweis zu Kindern/Jugendlichen: Bei erkennbaren Nahaufnahmen Minderjähriger achten wir auf besondere Zurückhaltung; bei Bedarf holen wir Einwilligungen ein.

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9. Speicherung, Archiv und interne Systeme (u. a. OneDrive/Microsoft 365)

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Teilnehmerlisten und veranstaltungsbezogene Dokumente (z. B. Sammelanmeldungen, interne Orga-Listen, Abrechnungs-/Nachweisdokumente) werden in unserer Vereinsorganisation gespeichert, u. a. in Cloudspeichern (z. B. Microsoft 365/OneDrive) und internen Ablagen mit Zugriffsbeschränkung.

Zweck: Organisation, Nachweisführung, Rückfragen/Abwicklung, Statistik/Archiv der Veranstaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO; teils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordentlicher Vereins-/Eventdokumentation).
Zugriff: Nur berechtigte Personen (Need-to-know-Prinzip).

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10. Google Analytics / Cookies / Einwilligungsmanagement

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Wir nutzen Google Analytics, um die Nutzung unserer Website zu analysieren und unser Angebot zu verbessern.

Wichtig: Soweit Google Analytics oder vergleichbare Tools Cookies/IDs setzen oder vergleichbar tracken, erfolgt dies nur nach Ihrer Einwilligung über ein Consent-Tool (Cookie-Banner). Ohne Einwilligung werden nur technisch notwendige Cookies genutzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

(Hinweis: Falls aktuell noch kein Cookie-Consent-Tool aktiv ist, muss dies für eine DSGVO-konforme Analytics-Nutzung technisch nachgezogen werden.)

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11. Social Media & Einbindungen (Meta/YouTube etc.)

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Wenn wir Inhalte über Drittplattformen einbinden oder auf Social Media veröffentlichen, können dabei Daten an diese Anbieter übertragen werden. Beim Besuch unserer Social-Media-Seiten verarbeiten die Plattformen Daten eigenverantwortlich. Es können sogenannte „Insights“-Statistiken bereitgestellt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit), ggf. Einwilligung bei Einbindungen.
Bitte beachten Sie zusätzlich die Datenschutzhinweise der jeweiligen Plattformen.

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12. Empfänger / Kategorien von Empfängern

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Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies erforderlich ist. Empfänger können sein:

• R.S.T. Volkslauf GmbH / RaceResult (Zeitnahme, Anmeldung, Abwicklung) als Auftragsverarbeiter

• Zahlungsdienstleister (je nach Zahlart: SEPA/PayPal/Kreditkarte)

• IT-Dienstleister (Hosting/Wix, Cloud/Microsoft 365/OneDrive)

• Behörden (nur bei gesetzlicher Verpflichtung)

• Dienstleister vor Ort (z. B. Druck/Logistik), sofern erforderlich und vertraglich gebunden
   

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13. Drittlandübermittlungen

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Bei einzelnen Diensten (z. B. Google, Meta, YouTube) kann eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR nicht ausgeschlossen sein. In solchen Fällen erfolgt die Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln) und – soweit erforderlich – nach Einwilligung.

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14. Speicherdauer

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Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies erforderlich ist:

• Anmeldedaten / Durchführung: bis Abschluss der Veranstaltung und Abwicklung (inkl. Rückfragen)

• Abrechnungs-/Nachweisdaten: gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

• Ergebnislisten / Archiv: aus Gründen der sportlichen Dokumentation und Transparenz; wir prüfen im Einzelfall Anonymisierung/Löschung, sofern keine zwingenden Gründe entgegenstehen.

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15. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

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Sie haben – je nach Voraussetzung – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes oder die des Vereinssitzes.

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16. Datensicherheit

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Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, sichere Übertragung/SSL, organisatorische Prozesse), um Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen.